3 Tips om je mailbox op te ruimen

Tips, we zijn er gek op! Ik deel mijn tips dan ook graag met je.

Je begint je dag met een kop koffie of thee, start vol goede moed je laptop op, opent je mail en… je bent er alweer klaar mee. Zoveel ongelezen e-mails, en volle mailbox want wegfilteren is volgens jou te veel werk, om maar niet te spreken over het verwijderen van e-mails. Stel je voor dat je een mailtje nog nodig hebt.

Herkenbaar?

Ik heb zelf een hekel aan volle mailboxen, mijn handen jeuken dan ook echt om er mee aan de slag te gaan omdat je dan veel meer overzicht hebt. Inmiddels heb ik een aantal ondernemers mogen helpen met het opruimen c.q. structureren van hun mailbox. Zij hebben daar nu nog veel plezier van en niet geheel onbelangrijk; ze ervaren rust.

In deze blog help ik je een structuur aan te brengen die met minimale inspanning zorgt voor rust en overzicht. Deze tips zijn zó laagdrempelig dat je ze direct toe kunt passen. Het kost daarnaast niet veel tijd, de kans dat je het blijft doen is hierdoor een stuk groter.

Tip #1: Mappenstructuur aanbrengen

Het aanmaken van mappen, of actiemappen, zorgt voor helderheid. Omdat het er slechts 4 tot 6 zijn, verlies je nooit het overzicht. Want laten we eerlijk zijn; waarom zou je 20 verschillende mappen aanmaken, als de onderliggende actie eigenlijk steeds hetzelfde is?

De structuur die ik zelf meestal aanhoud, komt voort uit de inspiratie die ik uit het boek ‘Getting Things Done’ van David Allen heb opgedaan. Deze structuur ziet er als volgt uit:

  1. Bewaren
  2. Doen deze week
  3. Later/misschien
  4. Wachten op
  5. Extra: Administratie
  6. Extra: Nieuwsbrieven (zie Tip #2)

Dat zijn dus 4 mappen die je aanmaakt. Deze mappen gaan jou helpen je acties die voortkomen uit je mailbox gestructureerd aan te pakken. Zo weet je waar je staat en wat er nog moet gebeuren. Wat je gaat ervaren, is rust en een gevoel van controle.

Extra opmerking: als je zaken zoals abonnementen, berichten van je bank etc. krijgt dan maak ik hier een map ‘Administratie’ voor aan. Stel in, dat berichten van bepaalde afzenders (bijvoorbeeld je telefoonprovider) altijd in deze map terecht komen. Nieuwe berichten vallen op, omdat de map dikgedrukt wordt vanwege ongelezen berichten. Voordeel is dat je dit soort zaken niet eerst hoeft door te lezen voor je ze wegsleept naar je administratiemap.

Mappenstructuur: aan de slag!

Goed, je hebt de mappen aangemaakt maar die berg e-mails in je Postvak In ligt nog steeds op je te wachten. Hoe pak je dit aan?

Om met de deur in huis te vallen: als jij momenteel 100, 200 of meer dan 500 e-mails (geloof me, het komt voor) in je Postvak In hebt staan dan is de kans dat je dit vandaag allemaal hebt uitgezocht uitgesloten. Mocht je dit echt willen, dan kun je de rest van deze paragraaf negeren en Control+A en dan ‘Delete’ gebruiken.

Je begint bovenaan in je mailbox en je werkt iedere e-mail systematisch af. Ga niet scannen op mogelijk belangrijke zaken, dat neemt te veel tijd in beslag. Daarnaast komt iedere e-mail aan bod.

  • Kun je een mail in minder dan 2 minuten afhandelen? Doen!
  • Zit er een tijdsgebonden actie aan een mail? Plan het direct in je agenda in
  • Geen tijdsgebonden actie? Sleep de mail naar de map Later/misschien
  • Wacht je op iets of iemand? Verplaats de mail naar de map Wachten op
  • Ga je de mail deze week nog afhandelen? Dan gaat de mail naar Deze week
  • Geen van bovenstaande criteria van toepassing? Bewaren, of verwijderen

Plan wekelijks een uur in, om dit proces te doorlopen. Begint bovenaan, zodat je actuele zaken gehad hebt ook al kun je niet direct je hele Postvak In legen. Loop tijdens dit uur ook gelijk je agenda na: zijn er nog acties van afgelopen week die je op moet pakken en welke acties staan er de komende week op de planning? Hierbij kijk je ook in de map Deze week en bepaal je of deze mails echt deze week afgehandeld moeten worden.

Tip #2: Nieuwsbrieven!

Op hoeveel nieuwsbrieven sta jij ingeschreven? Waarschijnlijk weet je het, net als ik, niet. Soms heb je ook ergens iets gedownload of wilde je toegang tot bepaalde content en heb je een e-mailadres achtergelaten. Gevolg: volle mailbox met afzenders die je alweer vergeten was.

Als het goed is, dan heb je naar me geluisterd en een map Nieuwsbrieven aangemaakt. Wat we nu gaan doen, is nieuwsbrieven in je Postvak In selecteren en deze automatisch naar deze map verplaatsen, zodra ze binnenkomen.

Scheelt een hoop afleiding, mocht je echt iedere nieuwsbrief willen lezen, gun jezelf hier dan ook de tijd voor. Plan hier bijvoorbeeld 20 minuten voor in op een dinsdagmiddag. Zo loop je niet steeds rond met het gevoel dat je dit nog moet doen.

Tip #3: Inkomende e-mails afhandelen

Je bent nu een aardig eind op weg naar een goed georganiseerde mailbox. Tijd voor mijn laatste tip, want er komen nog steeds nieuwe e-mails binnen gedurende de dag die wél directe aandacht nodig hebben. Offerteaanvragen, specifieke vragen van klanten en andere relaties, belangrijk voor je business.

Mijn advies is even simpel als doeltreffend: plan twee of drie momenten op de dag waarop deze e-mails afhandelt. Veel mensen, en ik deel deze ervaring vanuit de logistiek waar ik 7 jaar heb gewerkt, zien hun mailbox als een dagtaak. Het gevolg is, dat andere zaken blijven liggen. Zo blijf je natuurlijk achter de feiten aanlopen!

Maak er een gewoonte van, om de dag te beginnen met een taak die belangrijk is. Je ervaart de rust en voldoening wanneer je de dag begint met het afvinken van een taak. Check je mailbox bijvoorbeeld om half 11 in de ochtend en om 3 uur in de middag. Mensen die jou echt dringend nodig hebben zullen je eerder bellen dan mailen. Zo, dat zijn 3 concrete tips waarmee ik je werkleven hopelijk een stuk aangenamer maak.

Heb jij zelf een systeem om je e-mails af te handelen? Ik ben benieuwd naar jouw aanpak. Of heb jij geen tijd om dit allemaal te implementeren? Neem dan contact met mij op, ik help je graag op weg!

Liefs, Laura

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *